Írási stílus
Az eredeti Privacy Guides amerikai angol nyelven készül, és kétség esetén az APA Style irányelveit követi. A magyar változatban ennek megfelelően közérthető, következetes magyar szaknyelvre törekszünk.
Általánosságban az Egyesült Államok szövetségi közérthető nyelvi irányelvei jó áttekintést adnak arról, hogyan lehet világosan és tömören írni. Az alábbiakban kiemelünk néhány fontos elvet.
Írj a közönségünknek
A Privacy Guides célzott közönsége elsősorban technológiát használó felnőttekből áll. Ne egyszerűsítsd le a tartalmat úgy, mintha általános iskolásokhoz szólnál, de ne is használj indokolatlanul bonyolult szakkifejezéseket olyan fogalmakra, amelyeket egy átlagos számítógép-felhasználó nem ismer.
Csak arról írj, amit az emberek valóban tudni szeretnének
Nincs szükség túlzottan bonyolult, a gyakorlat szempontjából kevéssé releváns cikkekre. Először döntsd el, mit szeretnél, hogy az olvasó a cikk elolvasása után képes legyen megtenni vagy megérteni, és csak az ehhez szükséges részleteket vedd bele.
Mondd el a közönségednek, miért fontos számukra az anyag. Például: „Ha kutatási támogatást szeretnél, ezt kell tenned.” Vagy: „Ha szövetségi területen akarsz szenet bányászni, ezt kell tudnod.” Vagy: „Ha Ruandába tervezel utazni, először ezt olvasd el.”
Szólítsd meg közvetlenül az olvasót
Sokféle ember számára írunk, de mindig ahhoz az egy emberhez szólunk, aki éppen olvassa a szöveget. A magyar fordításban tegező formával szólítjuk meg közvetlenül az olvasót.
Kevés írástechnikai eszköz vonja be olyan hatékonyan az olvasót, mint a közvetlen megszólítás: az információt személyessé és relevánssá teszi.
Ha közvetlenül szólítod meg az olvasót, könnyebben megérti, mi az ő feladata vagy felelőssége.
Forrás: plainlanguage.gov
Kerüld a „felhasználók” szót, amikor emberekről van szó
Ahol lehet, ne „felhasználóknak” nevezd az embereket. Használd inkább az „emberek”, „olvasók”, „ügyfelek” vagy az adott csoportra pontosabban illő kifejezést.
A tartalom felépítése
A jó szerkezet alapvető. A tartalom a legfontosabb információtól haladjon a kevésbé fontos felé, és használj annyi címsort, amennyi a különböző gondolatok logikus szétválasztásához szükséges.
- Egy dokumentum lehetőleg körülbelül öt-hat fő szakaszból álljon. A túl hosszú dokumentumokat inkább több oldalra érdemes bontani.
- A fontos gondolatokat emeld ki félkövérrel vagy dőlt betűvel.
Forrás: plainlanguage.gov
Kezdj témamondattal
Ha előre elmondod az olvasónak, miről fog szólni a bekezdés, kisebb eséllyel kell újra elolvasnia. A címsorok segítenek, de önmagukban nem elegendők. Előbb teremts kontextust, és csak utána add meg a részleteket.
Gyakran úgy írunk, ahogyan gondolkodunk: előbb felsoroljuk a premisszákat, és csak végül jutunk el a következtetéshez. Ez természetes gondolatmenet lehet, de így a témamondat könnyen a bekezdés végére kerül. Tedd előre, és már az elején jelezd, hová tartasz. Ne kényszerítsd az olvasót arra, hogy sok információt tartson fejben, mire eljut a lényeghez.
Forrás: plainlanguage.gov
Gondosan válaszd meg a szavaidat
A szavak számítanak. Az írott és beszélt kommunikáció legalapvetőbb építőelemei. Ne bonyolítsd a mondanivalót olyan zsargonnal, szakkifejezésekkel vagy rövidítésekkel, amelyeket az olvasó nem fog megérteni.
A rövidítéseket lehetőség szerint kerüljük, de a technológia tele van velük. Általános szabályként egy oldalon az első előforduláskor írd ki a kifejezést teljesen, és add meg mellette a rövidítést. Ha ugyanaz a rövidítés sokszor előfordul, kerüljön be a rövidítésjegyzékbe is.
A közérthető nyelvi útmutató egy szándékosan eltúlzott példával mutatja be, mennyivel rosszabb a fölöslegesen terjengős megfogalmazás az egyszerű mondatnál. A tanulság magyarul is ugyanaz: a rövidebb, konkrétabb és erősebb szavakat részesítsd előnyben.
Légy tömör
A szükségtelen szavak az olvasó idejét pazarolják. A jó szöveg olyan, mint egy beszélgetés. Hagyd el azt az információt, amelyre a közönségnek nincs szüksége. Szakértőként ezt néha nehéz megítélni, ezért hasznos, ha valaki az olvasó nézőpontjából is átnézi az anyagot.
Forrás: plainlanguage.gov
Maradjon társalgási a hangnem
Az igék adják az írás energiáját. Erőt és irányt adnak a mondatoknak, élőbbé és érdekesebbé teszik a szöveget.
Az igék azt is megmutatják az olvasónak, mit kell tennie. Mindig legyen világos, ki mit csinál.
Használj aktív szerkezetet
Az aktív szerkezet egyértelművé teszi, kinek mit kell tennie, és megszünteti a felelősséggel kapcsolatos bizonytalanságot. Ne azt írd, hogy „ezt meg kell tenni”, hanem azt, hogy „ezt neked kell megtenned”.
Forrás: plainlanguage.gov
A követelmények és ajánlások legyenek egyértelműek
Az eredeti angol stílusútmutató következetesen megkülönbözteti a must, must not, may és should jelentését. Magyarul ugyanezt a különbséget világos megfogalmazással tartsd meg:
- kell / kötelező: kötelezettség;
- tilos / nem szabad: tiltás;
- lehet / megengedett: választható lehetőség;
- érdemes / javasolt / ajánlott: ajánlás.
A Magánszféra Kalauz a Privacy Guides nem hivatalos magyar változata. Tartalmi eltérés esetén az angol eredeti az irányadó. Eredeti Privacy Guides